営業・意志決定　支援システム　SFAone

導入後の改善例

SFAoneは使い方で、多様な効率化を推進することができます。改善例の一部をご紹介します。
営業日報
業務日報をFAXや電子メールで本社に送付していたが、経営者や管理職が読むだけで、次の日にはファイルに閉じられ、活用されることはなかった。日報は手書きやワープロで書かれており、営業マンが時間をかけている割には役に立っていなかった。

営業物件や進捗状況をSFAoneに入力することにより、営業日報を書く必要がなくなり、紙で保存されていた以上の情報を電子データ化することができた。同時にペーパーレスも実現できた。
以前は進捗を営業マンに電話で確認していたが、SFAoneで簡単に検索することができるようになり、電子データが蓄積されたデータベースの重要性が実感できる。ＩＴは若い世代だけのものではないと思った。
見積書
手書きで一件ごとに作成していたが、中には煩雑なものが多々あり、ひとつの見積書を作るのに一時間以上を費やすことも日常的だった。

見積書をEXCEL(表計算ソフト)で作成することにし、SFAoneに登録しておくことで、類似物件の雛型に利用することができるため、１０分程度で作れるようになった。急ぎの時に助かる。
提案書
一件ごとに時間をかけてワープロで作成していた。過去に類似の営業物件があったことを記憶していたが、そのデータがどこにあるのか不明だった。

ワープロソフトやプレゼンテーションソフトで作ったデータを営業案件ごとにSFAoneに保存することで、営業マン自らが担当した過去の提案書だけではなく、他の営業マンが担当した案件の提案書も検索し、雛型にできるようになった。無駄なデスクワークを減らすことができた。手本になる提案書を作る価値はある。
営業所の管理
各営業マンの動きが具体的に見えず、頻繁に営業所へ出張していた。それでも、離れた営業所の状況をリアルタイムに把握することが困難だった。接客中とは思いながら、電話を入れることもあった。

営業マンが毎日SFAoneに営業履歴を入力することで、次の日には活動状況をチェックすることができるようになった。指示やアドバイスを入力しておくことで、上司と営業マンが互いの時間を有効に活用することができるようにもなった。休暇中に「あの件はどうなっている？」と連絡を取ることも無くなった。
営業会議
これまでは、単なる報告会と指示・連絡会でしかなかった。クレームの芽とノウハウは個人にブラックボックス化されていた。

SFAoneの画面を大画面プロジェクターに写しながら、成功事例や失敗事例、進行中の重要物件を全員で検討する営業会議らしい密度の濃い会合に変わった。自然と営業ノウハウを共有することができていた。
引継ぎ・情報セキュリティ
営業マンの入れ替りが多く、営業物件の引継ぎがほとんどできていなかった。顧客情報は営業マンが個々に持っていたため、営業マンと同時に顧客情報と営業ノウハウも会社を去っていた。

顧客情報(見込先)と物件の内容、見積書や提案書、履歴を始め、すべての営業情報をSFAoneに登録しているため、後任者は電子データをもとに引継ぎを行えるようになった。新入社員の教育材料として、また知識資料としても使えると思う。営業マンとしてのＩＴ教育も受けさせたい。
SFAoneの電子データは紙のようにコピーができないので、個人情報の漏洩対策としても有効であり、退職と同時に多くの情報を持ち出されることを防止することができる。
営業の効率化
営業マンであっても、多くの事務作業を抱えていた。上司はカンで指示を出していた。

SFAoneの仕組みと電子データを組織なりに、また個人なりに工夫して利用することにより、事務作業を短縮することができた。
出張先からでもノートブックパソコンでSFAoneを利用することが可能なため、事務所中心の動きから、営業先中心の動きに変わった。結果として、営業マンは営業に専念できるようになり、上司はSFAoneに登録されている情報をもとにカンだけに頼らない、より正確な意志決定と指示を行えるようになった。「さすが」と言われるようになった。
パソコンの活用
数年前に導入した販売管理システムは古いコンピュータで動いており、ネットワークでは使用できない。その他のパソコンはインターネットとワープロ程度にしか使用していなかった。

リース終期を迎えた古い販売管理システムを廉価な市販ソフトに変更することで費用を抑え、SFAoneを導入することで、社員の意識改革を含め、パソコンを使いこなす基盤を作ることができた。
課題だったＩＴ化の流れに乗り遅れることを食い止めることができた。
データの保護
パソコンが壊れたら、ワープロ文書やエクセルのデータなども無くなり、大騒ぎになっていた。

個々のパソコンが故障しても、データをSFAoneに登録している限りデータが消失することがなくなり、復旧作業に費やしていた時間が大幅に減少、業務への影響を最小限にすることができた。
修理後にソフトを入れることもなく、SFAoneを使用することができた。
コスト
複数の社員で使用できるＩＴシステムを導入するには、サーバーという高価なシステムが必要になると聞き、サーバーの導入費用や保守、管理にかかる人件費などの見えないコストを考えると躊躇いがあった。

SFAoneの電子データが集中保管されているサーバーはデータセンターにあり、社内には社員が利用するための普通のパソコンだけがあるため、運用コストが明確になっている。
しかし、社内のネットワークは必要とのことで、SFAoneの導入を機会に社内のパソコンを繋ぐようにした。慣れれば使い方は簡単でスムーズに運用できている。ネットワークという言葉を過大に受け取っていた。
無線ＬＡＮは設定と管理が不十分だと素人でも社外から簡単に接続できるなどセキュリティのこともわかり、コピー機を使うよりも共通のプリンタで印刷したほうが便利で、随分と低コストであることもわかった。
意志決定などのＩＴシステムは大企業だけのものではなく、第一のハードルを越えたように思える。
SFAoneは中小企業の営業部門に必要な機能に集約し、コスト削減以上の効果を目的としたシステムです。